Quelle est la meilleure façon de communiquer au travail ?

Communiquer, c’est un réflexe naturel, comme la respiration. Nous parlons à nos conjoints, enfants et amis, sans trop réfléchir à la façon dont nous le faisons. Communiquer semble facile, toutefois, il faut un peu de finesse. Choisir les bons mots, écouter avec notre esprit au lieu de simplement des oreilles, et faire passer notre message sont des compétences que nous devrions tous travailler, cela s’appelle une communication efficace.

A la maison et dans les milieux sociaux, une mauvaise communication peut conduire à des arguments. Dans le milieu professionnel, les répercussions peuvent être beaucoup plus graves. En effet, la faible productivité et la manque de motivation des employés sont les résultats de pannes de communication au bureau.

Afin d’améliorer la communication au sein de votre équipe et dans votre entreprise, il est essentiel de mettre en œuvre quelques changements faciles mais importants à votre philosophie et à la manière dont vous mener votre équipe au sein de l’entreprise.

Dans cet article, vous allez apprendre quelques-uns des conseils que les experts en gestion utilisent afin d’améliorer la communication. Vous allez également voir qu’un changement de stratégie de communication peut améliorer la motivation des employés, mais aussi la productivité et la rentabilité de votre équipe.

9 conseils pour vous améliorer et avoir une communication efficace

 

  1. Gérer les conflits avec diplomatie

Mettez un groupe de personnalités différentes dans la même pièce pendant 7 à 8 heures par jour, 5 jours par semaine, ajoutez à cela le stress de plusieurs échéances, et vous avez une recette pour un conflit. Peu importe, même si le groupe de personnes que vous avez embauché sont compatibles intellectuellement, vous ne pourrez malheureusement pas éviter des querelles. Un copieur coincé ou un dossier supprimé accidentellement peuvent créer des conflits entre collègues. Certes, la plupart des problèmes mineurs pourront disparaître sur eux-mêmes, mais quelques-uns peuvent se transformer en grands conflits. Et malheureusement, certains arguments en bureau peuvent être suffisamment grave et déclenchent une action juridique.

communication efficaceAfin d’éviter les petits conflits à s’aggraver et entraîner des grandes crises, l’expression « tuer dans l’œuf » prend tout son sens. Pour cela, dès le début, faites savoir à vos employés que votre porte est toujours ouverte. Encouragez-les à venir vous voir en créant un environnement sûr dans lequel ils se sentent à l’aise. Faites leur comprendre qu’ils peuvent honnêtement et ouvertement exprimer leurs frustrations. N’oubliez pas que toutes les conversations tenues dans votre bureau doivent rester confidentielles.

Lorsque vous répondez à des conflits, faites-le avec un esprit ouvert et une approche non moralisatrice. Cela signifie qu’il faut éviter des attaques personnelles. Afin d’aider les deux parties à parvenir à une résolution qui est acceptable pour tout le monde, il faut poser des questions et bien écouter les réponses afin de comprendre chaque partie.

Enfin, si les politiques d’entreprise sont à blâmer pour les problèmes, n’hésitez pas à suggérer des changements de politiques permanents.

  1. Revivez le grand art perdu de la conversation

Depuis la fin des années 1990, les entreprises sont devenues dépendantes des nouvelles technologies. Aujourd’hui, l’e-mail est la connexion principale avec les clients et les collègues. Même pour les communications internes, de nombreuses entreprises privilégient l’e-mail. Ce qui signifie qu’il est préférable pour certains employeurs d’écrire à leurs employés se trouvant dans un bureau à côté, plutôt que de leur parler. Nous dépendons trop de nos ordinateurs , Smartphones et nous avons négligé l’art de la conversation.

La technologie est merveilleuse pour la rapidité des échanges, toutefois, elle peut avoir un effet néfaste sur les relations personnelles. Combien de fois avez-vous envoyé un e-mail avec les meilleures intentions, mais que le message a été mal interprété par le destinataire ? En effet, une réponse courte envoyée à la hâte peut facilement être interprété comme un manque de soin, ou pire, comme un signe  de colère de votre part.

Selon une étude menée par le professeur de psychologie UCLA Albert Mehrabian, la plupart des sens interprété dans la conversation ne vient pas des mots eux-mêmes, mais des expressions faciales et du langage du corps. En effet, les gestes et les sourires ne sont pas visibles dans un e-mail, par conséquent, le destinataire peut facilement mal interpréter le message, surtout lorsque l’expéditeur n’est pas un auteur le plus éloquent.

Il y a un remède contre la surcharge de la technologie : décrochez le téléphone de temps en temps et faire un appel. Mieux encore, faire une petite promenade dans le bureau et parler face à face à vos employés.

  1. Respectez les différences culturelles

Aucun employé ne veut exister dans un vide. Qu’ils travaillent sans relâche pour réaliser des projets ou se relâcher, vos employés ont besoin de savoir que vous reconnaissez et appréciez leurs efforts, ou bien que vous attendez à ce qu’il fasse plus d’effort.

Vous n’êtes pas obligé de tenir des réunions régulières pour partager des commentaires, bien que ce soit une façon de le faire. Vous disposez de nombreuses façons pour dire à vos employés ce que vous pensez. Il y a les e-mails, les appels téléphoniques ou encore un briefing une à deux fois par semaine.

Lorsque vous faites des commentaires, assurez-vous qu’ils sont aussi clairs et détaillés que possible. Et s’il y a un problème, essayez de proposer des solutions. Par exemple, il ne faut pas simplement dire qu’ils ne fassent pas assez d’effort. Ainsi, au lieu de dire « Pourquoi vous avez un retard de trois semaines dans vos rapports budgétaires ? J’ai l’impression que vous n’investissez pas assez dans vos procédures comptables » ; vous pourrez vous exprimer autrement et demander comme ceci : « Pourriez-vous me dire pourquoi vous avez été en retard et comment nous pourrions vous aider  à revenir sur la bonne voie avec ces rapports ? ».

Il ne faut pas non plus oublier de donner une rétroaction positive. Avec des louanges et des reconnaissances, les employés se sentent importants, par conséquent ils seront plus motivés. Vous pouvez, par exemple, déjeuner ensemble avec votre équipe afin de célébrer un jalon de vente, ou encore offrir des certificats-cadeaux à vos employés afin de leur dire merci pour un travail bien fait, ou tout simplement leur dire : « Vous avez fait un excellent travail sur cette présentation. Bon travail ! »

  1. Donnez un bon retour

Une étude montre qu’il y a quatre choses qui motivent les employés :

  • Le désir de rémunération et les choses matérielles,
  • La nécessité de lier avec les autres et se sentent qu’ils font partie du groupe,
  • La nécessité de donner un sens à leur environnement,
  • Le désir de défendre leurs réalisations.

communication interpersonnelleSatisfaire le désir de compensation ne signifie pas toujours un paiement de salaire astronomique. Les salaires d’un site e-commerce, le magasin de chaussures en ligne, sont bien en dessous des taux du marché (seulement environ 23 000 € par année pour un employé à un taux horaire moyen), mais la société parvient toujours à inspirer la loyauté de ses salariés. La compensation ne doit pas être toujours de nature monétaire. En effet, il peut prendre de nombreuses formes telles que des options sur les actions, des congés supplémentaires ou même un verre avec le patron et surtout la reconnaissance du travail accomplit.

Vous pouvez répondre à la seconde nécessité des employés en créant une culture d’entreprise basée sur le respect et le soutien mutuel. En faisant concurrencer vos employés, vous allez créer un environnement dans lequel les gens n’auront pas du mal à saboter volontairement leurs collègues pour aller de l’avant. Pour éviter cela, récompensez vos employés en équipe afin d’encourager la camaraderie.

Pour satisfaire le troisième besoin, vous devez avoir la transparence. Les objectifs et les responsabilités de chaque employé de l’entreprise devrait être clair à partir du moment où une nouvelle personne est embauchée. Le travail de tout le monde devrait être très clairement délimité, et la tâche de chaque employé doit être inscrite sur le tableau d’ensemble.

Enfin, les employés devraient être reconnus pour chaque contribution qu’ils apportent à votre organisme. Que cette récompense se présente sous la forme d’une promotion, une augmentation de salaire ou tout simplement une salve d’applaudissements lors d’un événement de l’entreprise, votre employé aura toujours la reconnaissance de votre part.

  1. Faites confiance à vos employés

A un certain moment dans sa carrière, tout le monde a eu au moins un gestionnaire dans son dos. Vous êtes comme une ombre, toujours derrière le bureau de chaque employé afin de vous assurer qu’il fait bien son travail. Vous n’avez pas embauché un groupe d’idiot.  Vous avez, en effet, embauché des personnes compétents et intelligents pour faire le travail. Comme c’est le cas, vous n’avez pas besoin d’être toujours derrière leur dos.

Lorsque les employés ne se sentent pas contrôlé au travail, ils investissent plus dans l’ensemble du processus. L’autonomie engendre l’innovation et la satisfaction au travail. Si vous les surveillez comme des enfants, vos employés penseront que la société les considère comme incompétents pour faire leur travail. Ils vont se sentir menacés et démotivés.

Offrez à vos travailleurs les outils dont ils ont besoin pour faire leur travail, et ensuite donnez-leur la liberté pour le faire. Afin d’avoir un mis à jour sur les progrès réalisés, sans ingérence, tenez des réunions hebdomadaires ou demandez des rapports d’avancement réguliers par e-mail, puis prenez du recul.

  1. Les employés doivent se sentir comme des propriétaires

Selon le classement de Fortune Magazine sur les meilleures entreprises pour lesquelles travailler, le géant du logiciel SAS se classe au sommet de la liste. Non seulement l’entreprise offre une prime d’avantages, une assurance santé haut de gamme, un centre de remise en forme et des congés de maladies illimités, SAS a aussi construit une fondation basée sur la confiance entre les employés et l’entreprise, selon le PDG Jim.

Les sociétés fondées sur la confiance écoutent réellement à leurs employés. Atlas Container Corp., un fabricant de matériel d’expédition basée dans le Maryland, permet à ses employés de voter sur les questions majeures qui façonnent la société, y compris l’assurance santé, les politiques disciplinaires et les primes. Mais d’abord, la société éduque ses employés au sujet de ces questions afin d’informer les électeurs.

La transparence est un autre élément important de l’actionnariat salarié. Cela signifie que la direction ne tient pas de secrets. Atlas fait quelque chose qui est pratiquement inconnu, elle ouvre ses livres, révélant ses ventes, les coûts et les bénéfices à des réunions avec ses employés.

Comment les entreprises peuvent réussir quand ils renoncent à autant de contrôle? Parce que les employés motivés produisent des résultats concrets. L’entreprise Atlas a augmenté de 25% durant ces 10 dernières années. Même si SAS ne paie pas les salaires les plus élevés ou offrent des options d’achat d’actions, son taux de rotation est incroyablement bas, seulement 2%  contre 22%pour certaines sociétés de logiciels moyenne.

  1. Ne laissez pas vos sentiments sur les problèmes

Vous essayez de promouvoir le professionnalisme au bureau, cependant, ce n’est pas toujours facile à faire lorsque beaucoup de personnalités différentes convergent dans un si petit espace. Parfois, les discussions de travail peuvent se transformer en attaques personnelles. Quand un employé commence à être sous votre peau, prenez vos émotions hors du problème. Au lieu de cela, prenez une profonde respiration, compter jusqu’à 10 et de répondre d’une manière calme. Lorsque vous ne répondez pas, ne faites pas une affaire personnelle. Par exemple, au lieu de dire : « votre avez fait un mauvais travail sur l’ensemble de la la communication interpersonnelleprésentation des ventes », essayez ceci : « voici quelques points que je pense que vous devriez travailler afin d’améliorer ce que vous avez écrit », ou « je vais avoir du mal à comprendre ce que vous essayez de faire passer dans cette présentation. Pourriez-vous s’il vous plaît me l’expliquer ? ».

Aussi, assurez-vous qu’à la fin de réception, la personne ne prend pas vos commentaires dans le mauvais sens. En effet, tout le monde voit le monde au sein de son propre cadre émotionnel. Peu importe, même si vos intentions sont innocents, ils peuvent être mal interprétés.

A la fin des conversations, demandez des précisions afin de vous assurer que vous et vos employés êtes sur la même longueur d’onde. Vous pourriez dire, par exemple, « A propos de vos absences récentes, mon intention est de s’assurer si tout va bien avec votre travail et votre santé, et de voir ensemble ce que nous pourrions faire afin d’améliorer la situation. Comment vous sentez-vous sur les questions que nous avons discuté ? ».

  1. Ne pas juste entendre, il faut surtout écouter

Vous avez des conversations avec vos employés toute la journée, mais est-ce que vous écoutez vraiment? Voici un indice: Si au cours de la conversation, vous songez à venir à la prochaine réunion ou planifier le dîner de ce soir, vous ne faites pas attention.

Être un communicateur efficace signifie écouter ainsi que de parler. Cela semble facile, cependant bien écouter nécessite une certaine pratique.

Chaque fois que vous avez une conversation, faites ce test : à la fin de celui-ci, essayez de faire une liste de tous les points importants que votre interlocuteur a fait. Lorsque la conversation est terminée, forcez-vous à rappeler au moins trois choses importantes sur toutes les choses dites par votre interlocuteur. Prenez l’habitude de le faire jusqu’à ce que l’écoute devienne une seconde nature en vous.

Pour améliorer vos capacités d’écoutes, la meilleure façon d’y arriver est de répéter ce que l’autre personne a dit. Vous pouvez, par exemple, dire quelque chose comme : « je comprends que vous n’êtes pas satisfait de la politique d’assurance santé actuel, Frank. Je vais examiner la question », ou « je veux vous assurer que je vous ai bien compris, Tim. Vous me dites que vous voulez prolonger les prestations d’assurance-santé aux conjoints. Est-ce exact? »Cette technique offre l’avantage supplémentaire de montrer à vos employés que vous êtes intéressés par ce qu’ils ont à dire.

  1. Faites plaisir à vos employés

Qui a dit que réaliser neuf tâches au lieu de cinq est une corvée ? Que vous produisez des films ou créer des puces informatiques, la journée de travail peut être aussi amusant et excitant si votre entreprise veut le faire.

Si vous visitez Hyland Software à Cleveland, dans l’Ohio, vous pourriez trouver des employés faire des courses d’avions en papier dans l’atrium, sur tout l’après-midi, ou se détendre sur une chaise inclinable en écoutant les sons apaisants de l’océan. D’autres entreprises ont mis une zone de pause où leurs employés peuvent traîner, ou mettre un camion de crème glacée une fois par mois.

Vous n’êtes pas obligé de réaliser ces différentes idées créatives vous-mêmes. En effet, il existe des entreprises qui se spécialisent dans la mise en œuvre des avantages des employés. Elles viennent dans votre société et font le travail à votre place.

Si vous donnez 15 minutes par jour à vos employés pour qu’ils puissent se relâcher, vous allez vous rendre compte que cela va les rendre beaucoup plus sensible et productif.